Aperçu
Le menu Notes de frais permet à chacun de saisir les frais engagés sur une mission : déplacement, hébergement, repas. Le circuit est le même que pour les temps : vous saisissez un frais, vous le soumettez, puis le responsable de la mission l’approuve ou le refuse.
La page comporte jusqu’à trois blocs, selon votre rôle.
| Bloc | Contenu | Visible par |
|---|---|---|
| Mes frais | Les frais que vous avez saisis, avec leur statut | Tous les rôles |
| À arbitrer | Les frais soumis qui attendent votre décision | Administrateur (toute l’entreprise), Manager (ses missions) |
| Approuvés, à refacturer | Les frais approuvés et refacturables que les prochaines factures reprendront | Administrateur, Manager |
Saisir un frais
- Ouvrez le menu Notes de frais, puis cliquez sur Nouveau frais.
- Choisissez la Mission à laquelle le frais se rattache.
- Vérifiez la Date (aujourd’hui par défaut) et choisissez la Nature : Déplacement, Hébergement, Repas ou Autre.
- Saisissez un Libellé, par exemple « Vol Nouméa Paris », et le Montant TTC.
- Cochez ou décochez Refacturable au client, puis ajoutez si besoin un Commentaire.
- Joignez le Justificatif : la consigne indique « Obligatoire pour soumettre le frais. PDF, PNG ou JPEG, 5 Mo au plus. »
- Cliquez sur Enregistrer.
Le frais est enregistré au statut Brouillon. Il n’est pas encore transmis : vous pouvez le corriger ou le supprimer avant de le soumettre. Un brouillon peut s’enregistrer sans pièce, mais le justificatif est obligatoire pour soumettre le frais.
| Message | Cause |
|---|---|
| « Seul un document PDF ou une image PNG ou JPEG peut être joint. » | Le format du fichier n’est pas admis. |
| « Le fichier pèse X Mo, au-delà de la limite de 5 Mo. » | Le fichier est trop lourd. |
| « Le fichier choisi est vide. » | Le fichier ne contient rien. |
| « Lecture du fichier impossible. » | Le fichier n’a pas pu être lu : choisissez-le de nouveau. |
Dans la fenêtre Modifier le frais, le nom de la pièce s’affiche en lien, avec la mention « (enregistré) » et un bouton de retrait pour la remplacer.
- Un frais se rattache toujours à une mission confirmée, en cours ou terminée, à laquelle vous êtes affecté.
- La date doit tomber entre les années 2000 et 2100. Sinon, le message « Date invalide (années 2000 à 2100) » s’affiche et Enregistrer reste grisé.
- Le montant doit être supérieur à zéro.
Soumettre, corriger ou supprimer un frais
Dans Mes frais, chaque frais au statut Brouillon ou Refusé porte trois boutons en bout de ligne : Modifier (crayon), Soumettre (avion en papier) et Supprimer (corbeille).
- Repérez le frais dans Mes frais.
- Vérifiez que le justificatif est joint : son nom s’affiche en lien (trombone) sous le libellé du frais.
- Cliquez sur l’icône Soumettre de sa ligne.
- Le frais passe au statut En attente : il est transmis au responsable de la mission.
La suppression d’un frais en brouillon ou refusé demande une confirmation. La fenêtre Supprimer ce frais ? rappelle : « Le frais » suivi du libellé entre guillemets, de sa date et de son montant, « sera supprimé. Cette action est définitive. » Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler.
Un frais refusé affiche le motif du refus sous son statut. Corrigez-le avec Modifier : il revient en Brouillon et doit être soumis à nouveau. Vous pouvez aussi le soumettre tel quel.
Comprendre les statuts
| Statut | Signification | Qui peut agir |
|---|---|---|
| Brouillon | Le frais est saisi mais pas encore transmis. | Son auteur : modifier, soumettre, supprimer |
| En attente | Le frais est soumis et attend une décision. | Le responsable de la mission ou un administrateur |
| Approuvé | Le frais est accepté. S’il est refacturable, il sera repris sur une facture client. | Personne : le frais est figé |
| Refusé | Le frais est refusé, avec un motif. | Son auteur : corriger, soumettre à nouveau, supprimer |
Un frais repris sur une facture client porte en plus la mention « Refacturé ». Il ne bouge plus : pour le reprendre, il faut annuler la facture.
Approuver ou refuser un frais
Le responsable d’une mission arbitre les frais saisis sur cette mission. Un administrateur arbitre ceux de toute l’entreprise. Le nombre de frais en attente s’affiche en badge sur le menu Notes de frais.
- Ouvrez le menu Notes de frais : le bloc À arbitrer liste les frais soumis, avec leur auteur, leur mission, leur date et leur montant. La mention Refacturable signale les frais à refacturer.
- Cliquez sur Approuver pour accepter le frais.
- Pour le refuser, cliquez sur Refuser, saisissez le Motif, puis cliquez sur Refuser dans la fenêtre.
Chaque frais de À arbitrer porte un lien de téléchargement du justificatif, pour l’ouvrir avant de décider. Un frais soumis avant l’obligation de joindre une pièce affiche « Sans justificatif ».
Refacturer les frais au client
Seul un frais Approuvé et coché Refacturable au client est refacturé. Le bloc Approuvés, à refacturer montre d’avance ce que les prochaines factures reprendront, mission par mission.
Chaque ligne y porte deux montants : le Montant engagé, dû au collaborateur, et le Montant refacturé, celui que la facture reprendra, majoration comprise. En tête du bloc, Total engagé et Total refacturé en font la somme.
Le justificatif se télécharge depuis ce bloc : l’administrateur, le responsable de la mission et l’auteur du frais voient un lien. Les autres managers voient seulement « Justificatif joint », sans lien. Les autres utilisateurs n’y ont pas accès.
Lors de la création d’une facture, l’option Inclure les frais refacturables reprend les frais approuvés de la mission non encore facturés sur la période. Voir le guide Factures clients.
Exporter les frais
Trois exports CSV sont proposés, utiles pour la paie et la comptabilité.
| Export | Contenu | Visible par |
|---|---|---|
| Exporter l’année | Vos frais d’une année civile entière, choisie dans le sélecteur à gauche du bouton (200 frais au plus, les plus récents d’abord) | Tous les rôles, pour leurs propres frais |
| Exporter CSV de Mes frais | Les frais de la page affichée | Tous les rôles, pour leurs propres frais |
| Exporter CSV de Approuvés, à refacturer | Les frais approuvés à refacturer, avec les montants engagé et refacturé | Administrateur, Manager |
Au-delà de 200 frais sur une année, l’écran l’indique, par exemple « Export incomplet : 200 frais exportés sur 243 en 2025, les plus récents d’abord. ».
Mes frais se lit par tranches de 200 frais, des plus récents aux plus anciens. Quand vous en avez davantage, les boutons Plus récents et Plus anciens permettent de changer de tranche. La recherche et Exporter CSV portent sur la tranche affichée.
Questions fréquentes
Peut-on joindre un justificatif ? Oui, et c’est obligatoire pour soumettre un frais : un PDF, un PNG ou un JPEG de 5 Mo au plus, joint depuis le champ Justificatif de la fenêtre de saisie. Seuls l’auteur du frais, le responsable de la mission et l’administrateur peuvent le télécharger.
Une mission est clôturée : que deviennent mes frais ? Une mission clôturée n’accepte plus de nouveau frais, et un frais ne peut plus y être rattaché. Vos frais existants restent consultables et exportables.
Vous ne trouvez pas votre mission dans la liste ? Vérifiez qu’elle est confirmée, en cours ou terminée, et que vous y êtes affecté. Sinon, rapprochez-vous de son responsable.
Un frais a été approuvé par erreur ? Il ne se modifie plus depuis l’écran. S’il a déjà été refacturé, la facture doit être annulée pour le reprendre.