Congés et absences.

Aperçu

Le menu Congés et absences réunit les demandes de congés, leur validation et les soldes. Chaque utilisateur y dépose ses propres demandes. Les managers et les administrateurs y valident celles de leur équipe.

En haut de la page, quatre indicateurs résument votre situation de l’année en cours pour les congés payés : Droits suivi de l’année (dont le report de l’année précédente), Pris (jours validés), En attente (jours à valider) et Solde restant.

Déposer une demande

1. Ouvrez le menu Congés et absences, puis cliquez sur Nouvelle absence.
2. Choisissez le Type : Congés payés, Maladie, RTT, Formation, Congés sans solde ou Autre.
3. Renseignez les dates dans les champs Du et Au.
4. Vérifiez le décompte annoncé sous le champ Nombre de jours. Laissez le champ vide pour retenir ce décompte, ou saisissez un nombre inférieur pour une demi-journée.
5. Ajoutez si besoin un Commentaire, puis cliquez sur Envoyer la demande.

La demande apparaît dans Mes absences avec le statut En attente. Elle part en validation auprès de votre responsable.

Une demande se décompte en jours ouvrés : du lundi au vendredi, moins les jours chômés de votre entreprise. L’application calcule ce décompte dès que les deux dates sont saisies et nomme les jours chômés retirés, par exemple « 4 jours ouvrés sur la période, hors jour chômé du 24/09 ».

• Le nombre de jours se saisit par demi-journée (0,5). Il peut être réduit, jamais porté au-delà des jours ouvrés de la période.
• Une période sans aucun jour ouvré est refusée.
• Une période ne peut pas couvrir plus d’un an. Pour une absence plus longue, déposez plusieurs demandes consécutives.
• Une période qui chevauche une absence en attente ou validée est refusée : « Cette période chevauche une absence existante ». Une absence refusée ou annulée ne bloque pas une nouvelle demande.

Un administrateur peut aussi enregistrer l’absence d’un collaborateur, par exemple un arrêt maladie ou une formation : dans le champ Collaborateur, il choisit la personne concernée à la place de Moi-même. L’absence saisie pour un tiers est directement Validée, avec l’administrateur comme valideur. Elle apparaît dans l’onglet Mes absences du collaborateur, qui peut en demander la modification ou l’annuler.

Suivre ses demandes

L’onglet Mes absences liste vos demandes de l’année en cours, avec leur type, leur période, leur nombre de jours, leur statut et la décision prise.

Pour une absence validée, la colonne Décision indique qui l’a validée et à quelle date. Une demande modifiée après son dépôt porte la mention « Modifiée le » suivie de la date.

Modifier ou annuler une demande

Depuis l’onglet Mes absences, chaque ligne en attente ou validée propose ses actions.

1. Cliquez sur Modifier ou sur Demander une modification sur la ligne concernée.
2. Corrigez les champs. Si vous changez une date, le nombre de jours est recalculé sur la nouvelle période.
3. Cliquez sur Enregistrer la modification ou sur Envoyer la demande de modification.

Les règles du dépôt s’appliquent aussi à la modification : un an au plus, au moins un jour ouvré, aucun chevauchement avec une autre absence. Une modification identique à la demande existante est refusée.

Pour annuler, cliquez sur Annuler, puis sur Confirmer. La période redevient disponible dans le plan de charge et les jours sont recrédités sur votre solde.

Corriger l’absence d’un collaborateur (administrateur). Dans l’onglet Équipe, un bouton Annuler apparaît sur les absences En attente et Validée. Il n’y a ni Modifier ni Demander une modification : pour corriger l’absence d’un collaborateur, annulez-la, puis saisissez-la à nouveau (voir Déposer une demande).

1. Ouvrez l’onglet Équipe et cliquez sur Annuler sur l’absence concernée.
2. La fenêtre Annuler cette absence ? précise : « L’absence de » suivi du nom, « sera annulée. La période redeviendra disponible dans le plan de charge et les jours seront recrédités sur le solde. »
3. Cliquez sur Confirmer (ou sur Retour pour renoncer). Le message « Absence annulée » s’affiche.

Le collaborateur n’est pas prévenu de cette annulation. Le manager n’a aucune action dans l’onglet Équipe, et l’onglet Mes absences est inchangé.

Valider ou refuser les demandes

Les managers valident les demandes des collaborateurs affectés à leurs missions. Les administrateurs valident celles de toute l’entreprise. Personne ne valide sa propre demande, administrateur compris.

Le nombre de demandes en attente s’affiche en badge sur le menu Congés et absences et sur l’onglet À valider. Quand des demandes attendent, la page s’ouvre directement sur cet onglet.

1. Ouvrez le menu Congés et absences, onglet À valider.
2. Vérifiez le collaborateur, le type, la période, le nombre de jours et le commentaire.
3. Cliquez sur Valider pour accepter la demande.
4. Pour la refuser, cliquez sur Refuser, saisissez le Motif du refus, puis cliquez sur Refuser dans la fenêtre.

Une demande de modification d’une absence déjà validée porte la mention « Modification d’une absence validée du … au … » : vous la comparez à ce qui avait été accordé. Valider accepte la nouvelle version. Refuser rend à l’absence sa version validée.

Si la demande a été annulée ou décidée entre-temps depuis un autre écran, votre décision n’est pas enregistrée et un message vous invite à recharger la page.

Suivre les soldes de congés

Le solde porte sur les congés payés de l’année civile en cours. Il se calcule ainsi : droits de l’année, plus le report, moins les jours pris, moins les jours en attente. Un solde négatif s’affiche en rouge.

Une absence à cheval sur deux années est répartie entre les deux soldes, selon les jours qui tombent dans chaque année.

L’onglet Soldes présente, pour chaque collaborateur, les colonnes Droits suivi de l’année, Report, Pris, En attente et Solde. Les managers le consultent ; seuls les administrateurs modifient les droits.

1. Ouvrez le menu Congés et absences, onglet Soldes.
2. Sur la ligne du collaborateur, saisissez ses droits de l’année et son report (par pas de 0,5 jour).
3. Cliquez sur Enregistrer sur la même ligne.

Importer des absences

Pour reprendre un historique de congés, un administrateur importe plusieurs absences d’un coup depuis un fichier CSV.

1. Ouvrez le menu Congés et absences, puis cliquez sur Importer.
2. Cliquez sur Télécharger le template pour obtenir un fichier modèle, puis complétez-le (50 lignes au plus par fichier).
3. Sélectionnez votre fichier dans le champ Fichier CSV, puis cliquez sur Lancer l’import.

• Le collaborateur est désigné par l’adresse e-mail de son compte (colonne userEmail).
• Les dates s’écrivent au format AAAA-MM-JJ ou JJ/MM/AAAA.
• Le type s’écrit avec son code : PAID_LEAVE (congés payés), SICK_LEAVE (maladie), RTT, TRAINING (formation), UNPAID_LEAVE (congés sans solde) ou OTHER (autre).
• Le nombre de jours est facultatif : sans lui, le décompte est celui des jours ouvrés de la période.
• Le statut est facultatif : APPROVED (validée, par défaut, vous en êtes le valideur) ou PENDING (en attente).

Effets sur le planning et la feuille de temps

Une absence en attente ou validée retire du temps disponible. Elle réduit la capacité du collaborateur au Planning et dans sa feuille de temps, où la semaine se compare à la capacité nette, absences déduites. Une absence refusée ou annulée ne retire rien.

Une absence de plusieurs jours se répartit sur ses jours ouvrés, jours chômés exclus.

Dans la feuille de temps, la carte Congés et absences affiche votre solde, les demandes de la semaine avec leur statut et un bouton Demander un congé qui ouvre le même formulaire de demande. Les congés payés, les RTT et les congés sans solde se demandent toujours par ce formulaire. Les autres types, comme un arrêt maladie, se déclarent directement dans la carte. Voir le guide Saisie des temps.

Questions fréquentes

Vous ne voyez pas le menu Congés et absences ? Le module Absences n’est pas actif dans votre espace. Dans ce cas, toutes les absences, congés compris, se déclarent depuis la carte Congés et absences de la feuille de temps.

Votre responsable ne voit pas votre demande ? Un manager ne voit que les demandes des collaborateurs affectés à ses missions. Les administrateurs voient toutes les demandes.

Comment poser une demi-journée ? Saisissez 0,5 dans Nombre de jours, sur une période d’un jour.

Votre demande est refusée pour chevauchement ? Une autre absence en attente ou validée couvre déjà une partie de la période. Modifiez ou annulez-la, ou choisissez d’autres dates.