Validations.

Aperçu

Lorsqu’un collaborateur soumet sa semaine depuis Mes temps, chaque ligne part en validation auprès du Responsable de la mission concernée. Le responsable la valide ou la rejette depuis le menu Validations.

Le menu est visible des Managers et des Administrateurs. Un badge à côté du menu indique le nombre de semaines qui attendent votre décision. Un Collaborateur n’a pas accès à cet écran.

• Une semaine validée compte pour le compte rendu d’activité (CRA) et la facturation.
• Une semaine rejetée revient au collaborateur, avec votre motif, pour qu’il la corrige et la soumette de nouveau.
• Le premier temps validé sur une mission la fait passer automatiquement au statut En cours.

Qui valide quoi

Une demande de validation est adressée au Responsable de la mission au moment de la soumission. Elle porte sur une journée d’une mission : une semaine saisie sur deux missions donne donc des demandes adressées à deux responsables différents si les missions n’ont pas le même responsable.

Lorsqu’un administrateur décide à la place du valideur désigné (départ, absence prolongée), la demande garde son valideur d’origine. Le collaborateur est prévenu au nom de l’administrateur qui a décidé.

Deux réglages de Paramètres, onglet Général, section Validation des temps, sont réservés aux administrateurs :

• Prévenir le responsable de mission des semaines à valider : les semaines soumises attendent toujours la validation du responsable de la mission. Activé, il reçoit un e-mail et une notification Semaine à valider à chaque soumission, puis un rappel quotidien si des demandes attendent depuis plus de 48 heures. Désactivé (valeur par défaut), les semaines soumises attendent toujours sa validation dans l’écran Validations, sans qu’il en soit prévenu.
• Valider automatiquement les temps du responsable de mission (activé par défaut) : quand le responsable d’une mission saisit du temps sur sa propre mission, ses lignes sont validées dès la soumission, sans demande. Les temps des autres collaborateurs suivent le circuit habituel.

Lire la file des semaines à valider

En haut de l’écran, trois cartes résument votre activité :

• En attente : le nombre de semaines à traiter, le même que le badge du menu.
• Validées cette semaine et Rejetées cette semaine : vos décisions depuis le lundi de la semaine en cours.

La liste Semaines à valider présente une carte par collaborateur et par semaine. Le champ Rechercher... filtre par nom du collaborateur, date de la semaine, nom ou code de mission.

• Sous le nom du collaborateur : la semaine, le total saisi et sa capacité disponible, jours chômés et absences déduits.
• Un badge compare la saisie au prévu du planning (Prévu, avec l’écart en jours), ou indique Hors prévisionnel si rien n’était prévu.
• Un tableau détaille les jours saisis par mission et par jour, avec le total.
• Si votre entreprise autorise le dépassement journalier, une journée au-delà de 1 jour est signalée, toutes missions du collaborateur confondues.

Un Administrateur dispose de deux vues au-dessus des cartes : Mes demandes (les demandes qui lui sont adressées) et Tout le cabinet (toutes les demandes en attente de l’entreprise). Le choix est conservé quand vous passez d’un onglet à l’autre.

Sous les cartes compteurs, deux liens, Voir les demandes validées et Voir les demandes rejetées, ouvrent l’onglet Traitées récemment.

Deux onglets. L’écran Validations comporte l’onglet À valider, la file décrite ci-dessus, ouvert par défaut, et l’onglet Traitées récemment.

• L’onglet Traitées récemment liste les demandes validées ou rejetées au cours des 30 derniers jours, avec les filtres Toutes, Validées et Rejetées.
• Les colonnes sont Collaborateur, Mission, Jour, Temps, Décision (« Validée » ou « Rejetée ») et Traitée le, auxquelles s’ajoute Valideur désigné dans la vue Tout le cabinet. Un lien Détail ouvre la demande.
• La description de l’onglet se termine par « Ouvrez une demande validée pour annuler sa validation. »

Valider ou rejeter une semaine

Le plus souvent, une semaine se traite en une fois, depuis sa carte.

1. Ouvrez le menu Validations.
2. Repérez la semaine du collaborateur et vérifiez le tableau des jours, l’écart au prévu et les éventuels dépassements.
3. Pour accepter, cliquez sur Valider la semaine. Toutes les lignes en attente de cette carte sont validées et la semaine quitte la liste.
4. Pour refuser, cliquez sur Rejeter la semaine, saisissez le Motif du rejet, puis cliquez sur Rejeter la semaine dans la fenêtre.

Si une ligne ne peut pas être traitée (demande déjà tranchée par quelqu’un d’autre, saisie retirée entre-temps par le collaborateur), elle est écartée et son motif s’affiche sous la semaine. Les autres lignes sont traitées normalement.

Ouvrir le détail d’une demande

Dans le tableau d’une semaine, l’icône de la colonne Détail ouvre la page Détail de la validation de la mission concernée.

La carte Informations reprend le Collaborateur, son Email, la Mission, le Client, la Phase, la Date du timesheet, le Nombre de jours et le Commentaire du collaborateur. Lorsqu’un administrateur ouvre une demande dont il n’est pas le destinataire, une ligne Valideur désigné indique à la place de qui il décide.

1. Pour valider cette demande, cliquez sur Valider, ajoutez si besoin un Commentaire (optionnel), puis cliquez sur Confirmer la validation.
2. Pour la rejeter, cliquez sur Rejeter, renseignez la Raison du rejet (obligatoire), puis cliquez sur Confirmer le rejet.

Le bouton de retour, en haut à gauche, ramène à la liste des semaines.

Revenir sur une validation

Une validation donnée par erreur, ou un temps que le collaborateur doit corriger après coup, peut être annulé depuis la page de détail d’une demande validée. Vous y accédez depuis l’onglet Traitées récemment.

1. Ouvrez Validations, puis l’onglet Traitées récemment.
2. Choisissez le filtre Validées, puis cliquez sur Détail sur la demande concernée.
3. Sur la page Détail de la validation, cliquez sur Annuler la validation.
4. Renseignez le Motif de l’annulation (obligatoire).
5. Cliquez sur Confirmer l’annulation.

Le temps repart au brouillon, marqué rejeté chez le collaborateur. Celui-ci reçoit une notification Validation annulée avec votre motif, corrige la ligne et la soumet de nouveau.

Statuts et notifications

Le badge en haut de la page de détail donne le statut de la demande.

Validation interne et validation par le client

Deux validations se succèdent avant la facturation d’une prestation en régie :

1. La validation interne, décrite dans ce guide : le responsable de la mission valide les temps saisis par le collaborateur, semaine par semaine.
2. La validation par le client : en fin de mois, le compte rendu d’activité (CRA) est généré à partir des seuls temps validés, puis transmis au valideur désigné chez le client, qui le valide ou le refuse depuis un lien reçu par e-mail.

La génération du CRA, son envoi au client, la page de validation du client et les relances sont décrites dans le guide CRA.