Factures clients.

Aperçu

Le menu Factures clients regroupe les factures que votre entreprise adresse à ses clients. Il ne concerne pas les factures de votre abonnement à DLVR, traitées dans le guide Abonnement.

La facturation est réservée aux Administrateurs et aux Managers : elle expose les montants vendus. Un manager ne voit et ne traite que les factures des missions dont il est responsable ; un administrateur, toutes celles de l’entreprise. Les collaborateurs n’y ont pas accès.

En haut de la page, quatre tuiles résument tout l’historique : Brouillons (factures à émettre), Encours (émises non réglées), Échu (à relancer) et Encaissé (réglées). Dessous, la liste affiche les factures d’un Exercice, ou Toutes les périodes, avec leur Numéro, le Client, la Mission, les dates Émise le et Échéance, le Total TTC et le Statut. Cliquez sur un numéro pour ouvrir la fiche de la facture.

Avant de facturer

Quelques informations doivent être en place pour que les factures se génèrent et s’émettent sans blocage :

• Les coordonnées de votre entreprise, le Libellé de la taxe, son taux, le Délai de règlement (jours) et les Mentions de bas de facture : menu Paramètres, onglet Entreprise (voir Administration).
• Le format des numéros de facture : menu Paramètres, onglet Numérotation.
• Sur la fiche du client, une adresse ou un identifiant légal : sans l’un ni l’autre, l’émission est refusée. Un Délai de règlement (jours) propre au client remplace celui de l’entreprise.
• Des contacts avec le rôle Facturation sur la fiche du client : ce sont les destinataires des factures et des relances.
• Sur la mission, un bon de commande (onglet Bon de commande) : sans lui, l’émission est refusée (voir Missions).
• En régie, un profil et un TJM pour chaque collaborateur facturé : sans eux, la génération est refusée et le message nomme les personnes concernées.

Facturer une mission en régie

En régie, la facture reprend les jours passés multipliés par le TJM. Elle nomme le profil vendu, jamais le collaborateur : deux consultants du même profil au même TJM forment une seule ligne.

Le plus souvent, vous n’avez rien à créer : quand le client valide un CRA, DLVR prépare un brouillon de facture pour la mission et le mois, et le responsable de la mission en est averti. Un second CRA validé sur le même mois complète ce brouillon au lieu d’en créer un autre (voir CRA).

Pour préparer d’un coup les brouillons d’un mois, cliquez sur Facturer le mois, choisissez le Mois et l’Année, puis cliquez sur Préparer les brouillons. Un brouillon est préparé pour chaque mission en régie dont un CRA a été validé par le client sur ce mois. Le message indique combien ont été créés, mis à jour et ignorés ; relancer l’opération ne crée pas de doublon.

Pour créer une facture vous-même :

1. Cliquez sur Nouvelle facture, puis restez sur l’onglet Régie.
2. Choisissez la Mission. Cochez Inclure les missions terminées ou clôturées pour faire apparaître ces missions dans la liste.
3. Si la mission porte plusieurs bons de commande, choisissez le Bon de commande imputé ou laissez Automatique.
4. Indiquez la période avec Du et Au.
5. Vérifiez les options : Une ligne par profil, Limiter aux jours validés par le client (CRA), Inclure les temps soumis, non encore validés, Inclure les frais refacturables.
6. Cliquez sur Créer le brouillon. La fiche du brouillon s’ouvre.

Une période déjà couverte par une facture émise, ou par un autre brouillon, ne peut pas être facturée une seconde fois : le message nomme la facture concernée. Annulez-la, ou resserrez la période.

Facturer une mission au forfait

Au forfait, la facture reprend les jalons atteints de la mission. Un jalon devient facturable une fois marqué atteint, depuis l’onglet Jalons de la fiche mission (voir Missions).

1. Cliquez sur Nouvelle facture, puis ouvrez l’onglet Forfait.
2. Choisissez la Mission au forfait : ses jalons facturables s’affichent avec leur montant.
3. Cochez les jalons à facturer. Le Total sélectionné se met à jour.
4. Cochez ou non Inclure les frais refacturables.
5. Cliquez sur Créer le brouillon.

Bons de commande et imputation

Le bon de commande du client rattache la facture à son engagement : son numéro figure sur le document. Une mission peut en porter plusieurs (avenants, exercices successifs).

• En mode Automatique, la facture est imputée sur le plus ancien bon de commande qui n’est ni épuisé ni clos.
• Une facture qui dépasse le reste de son bon de commande déborde sur les suivants. Par exemple, avec deux bons de 10 j et 5 j, une facture de 12 j épuise le premier et consomme 2 j du second.
• L’onglet Factures de la fiche mission indique ce qui a été facturé sur la mission et ce qu’il reste ; il signale un bon de commande dépassé. Il affiche les mêmes statuts que la liste Factures clients, statut Échue compris.
• Un bon de commande proche de l’épuisement déclenche une notification à l’émission de la facture.

Relire et émettre une facture

La fiche d’une facture présente le Total HT, la taxe, le Total TTC, le bloc Facturé à, les Informations (dates, Période facturée, Bon de commande) et le Détail des lignes : Temps, Jalon ou Frais.

1. Ouvrez le brouillon depuis la liste.
2. Cliquez sur Document PDF pour afficher la facture telle que le client la recevra, puis sur Imprimer / Enregistrer en PDF si vous souhaitez l’enregistrer.
3. Cliquez sur Émettre la facture. Elle reçoit son numéro définitif, sa date d’émission et son échéance, calculée avec le délai de règlement. Son statut (Brouillon, Émise, Échue, Réglée ou Annulée) s’affiche à côté du numéro, avec les couleurs de la liste.

Le brouillon ne se modifie pas ligne par ligne. Pour le corriger, corrigez la source (temps, CRA, TJM, jalons), cliquez sur Supprimer, puis recréez-le. Un brouillon n’ayant pas de numéro, sa suppression ne laisse aucun trou dans la numérotation.

Si le bouton Émettre la facture est grisé, la fiche du client n’a ni adresse ni identifiant légal : cliquez sur Ouvrir la fiche client, complétez-la, puis revenez émettre.

Envoyer, encaisser ou annuler

Une facture émise, échue ou réglée peut être envoyée au client par e-mail directement depuis DLVR.

1. Sur la fiche de la facture, cliquez sur Envoyer au client.
2. Dans Contacts « Facturation », cochez les destinataires. S’il n’y en a aucun, saisissez une ou plusieurs adresses dans Autres adresses.
3. Relisez l’Objet et le Message, proposés par défaut.
4. Cliquez sur Envoyer. Le document de la facture part en pièce jointe ; le message cite le bon de commande imputé et, en régie, ce qu’il reste en jours.

Quand le client a payé, cliquez sur Marquer réglée : la facture passe au statut Réglée et la date apparaît sous Réglée le.

Pour annuler une facture émise, cliquez sur Annuler, puis sur Confirmer. Elle est conservée avec le statut Annulée, et ses jalons et frais redeviennent facturables.

Suivre les impayés et les relances

Une facture émise, non réglée et arrivée à échéance passe au statut Échue. Par défaut, DLVR la relance automatiquement auprès des contacts Facturation du client, à 1, 15 puis 30 jours après l’échéance, sur un ton croissant : Rappel, Relance, puis Mise en demeure.

Le bloc Relances de la fiche facture indique le dernier palier envoyé et l’historique des relances, avec leur date, leurs destinataires et leur issue (Envoyée, Échec, Non envoyée ou Retenue).

• Relancer maintenant envoie une relance sans attendre le palier suivant (facture échue uniquement).
• Ne plus relancer suspend les relances automatiques de cette facture, par exemple en cas de litige. Reprendre les relances les rétablit.

Questions fréquentes

L’émission est refusée : « Aucun bon de commande sur cette mission ». Saisissez le bon de commande du client dans l’onglet Bon de commande de la fiche mission, puis revenez émettre.

La génération est refusée pour un collaborateur sans profil ou sans TJM. Renseignez le profil sur l’affectation à la mission ou sur la fiche du collaborateur, et le TJM sur l’affectation, dans la grille tarifaire du client, sur le profil ou sur la mission.

Un CRA a été validé, mais aucun brouillon n’apparaît. Seules les missions en régie reçoivent un brouillon automatique, et seulement pour un CRA rattaché à une mission. Vérifiez aussi qu’aucune facture émise ne couvre déjà la période.

Comment exporter mes factures ? Chaque facture s’ouvre en document imprimable avec Document PDF, que vous enregistrez en PDF depuis votre navigateur.