Aperçu
Le planning de charge confronte, pour chaque ressource, les jours qui lui sont attribués à sa capacité disponible. Le passé montre le temps réellement saisi, l’avenir le prévisionnel posé sur les missions. Il sert à savoir qui est surchargé ou disponible, et à décider avant de signer si l’équipe peut absorber une nouvelle mission.
Les jours prévus se posent sur les affectations d’une mission, dans son onglet Prévisionnel (voir Missions), ou directement depuis une cellule du planning.
| Rôle | Écran | Ressources visibles | Modification |
|---|---|---|---|
| Administrateur | Planning de charge | Tous les comptes actifs de l’entreprise | Sur toutes les missions |
| Manager | Planning de charge | Les personnes affectées à ses missions, et lui-même | Sur les missions dont il est responsable |
| Collaborateur | Mon planning | Lui seul | Aucune (consultation seule) |
Lire la grille de capacité
En tête de page, quatre indicateurs résument l’horizon affiché : Ressources suivies, Charge réelle (périodes passées), Charge prévisionnelle (périodes à venir) et En surcharge (nombre de ressources au-dessus du seuil).
La grille présente une ligne par ressource, avec son profil, et une colonne par semaine ou par mois. La période en cours porte la pastille Auj.
- Chaque cellule affiche les jours de la ressource sur la période et son taux de charge, avec une jauge.
- Sur une période passée, la cellule montre le temps saisi. Sur la période en cours et les suivantes, elle montre le prévisionnel, ou le temps déjà saisi s’il le dépasse.
- La part de charge posée sur une mission non engagée (prospect ou devis signé sans bon de commande) apparaît hachurée.
- La colonne Total additionne les cellules de la ligne. La dernière ligne, Charge équipe, totalise chaque période pour les ressources affichées, avec le taux de charge de l’équipe.
Cliquez sur une cellule pour en voir le détail : Charge réelle ou Charge prévisionnelle, jours sur capacité, explication du taux, puis la liste des missions de la période. Sur une période passée, le Prévisionnel initial est rappelé avec l’écart au réel.
Taux de charge, surcharge et alertes
Le taux de charge rapporte les jours de la période à la capacité disponible de la ressource. Deux seuils, communs à toute l’entreprise, colorent les cellules.
| Affichage | Signification |
|---|---|
| Vert, Normale | Charge comprise entre les deux seuils. |
| Orange, avec ▽ | Sous-charge : taux inférieur au seuil de sous-charge (80 % par défaut). |
| Rouge, avec ▲ | Surcharge : taux supérieur au seuil de surcharge (100 % par défaut). |
| Absent | Aucune capacité disponible sur la période (congés, semaine chômée, capacité nulle). Si des jours y sont tout de même posés, la cellule passe en rouge avec ▲ : c’est une surcharge. |
Avec les seuils par défaut, une personne à 5 jours pour 5 jours de capacité est à 100 % : pleine charge, pas surcharge.
En cas de surcharge sur l’horizon surveillé, une notification Surcharge détectée est envoyée à la ressource et aux responsables de ses missions. Une sous-charge envoie Sous-charge détectée aux responsables des missions de la ressource.
Choisir la vue, l’horizon et les filtres
- Semaines ou Mois : choisit la granularité des colonnes. À côté, le sélecteur fixe le nombre de périodes affichées.
- Les flèches reculent ou avancent l’horizon (de quatre semaines, ou d’un mois en vue Mois) ; Aujourd’hui y revient.
- Par ressource répond à la question « qui est en surcharge ? ». Par mission regroupe la charge par mission ; dépliez une mission pour voir ses ressources en sous-lignes.
Le planning s’ouvre deux semaines avant la semaine en cours, sur l’horizon de planification de votre entreprise (6 mois par défaut, réglable par un administrateur dans Paramètres, onglet Général, champ Horizon de planification (mois)).
Cliquez sur Filtres pour affiner la grille. Le bouton indique le nombre de filtres posés ; Réinitialiser les lève tous.
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Recherche | Garde les ressources dont le nom ou l’adresse e-mail contient le texte saisi. |
| Profil | Garde les ressources d’un profil. |
| Manager | Ne compte que la charge des missions dont ce manager est responsable. |
| Client | Ne compte que la charge des missions de ce client. Les ressources sans charge sur ce client sortent de la grille. |
| Mission | Ne compte que la charge d’une mission active. Changer de client remet ce filtre à zéro. |
Saisir ou modifier des jours depuis la grille
Les administrateurs et les managers peuvent ajuster le prévisionnel sans quitter le planning, en vue Semaines et sur une période qui n’est pas encore passée.
- Pour poser des jours sur une cellule vide, cliquez dessus : la fenêtre Affecter du temps s’ouvre.
- Choisissez la Mission et indiquez les Jours (de 0,5 à 7).
- Cliquez sur Enregistrer. Si la personne n’était pas encore affectée à la mission, l’affectation est créée.
- Pour corriger une cellule déjà remplie, cliquez dessus puis sur Modifier les jours.
- Ajustez les jours de chaque mission listée.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans la liste des missions, les missions À régulariser et Provisoire portent leur badge, et un message sous le sélecteur explique la situation de la mission choisie. Sur une mission à régulariser, les jours ne sont acceptés que si la personne y est déjà affectée. Une saisie qui porterait la mission au-delà de son chiffrage est refusée.
Prise en compte des absences et des jours chômés
La capacité d’une ressource part de sa capacité hebdomadaire, réglée sur son compte. Elle est ensuite réduite :
- des absences En attente et Validée de la personne (voir Congés et absences) ;
- des jours chômés saisis par votre entreprise : une semaine qui porte un jour férié offre 4 jours à un plein temps de 5 jours.
Une absence à cheval sur deux périodes se répartit selon ses jours ouvrés dans chacune. Une semaine entièrement absente affiche Absent plutôt qu’un taux.
Les jours chômés se saisissent année par année. Quand l’horizon affiché touche une année pour laquelle aucun jour chômé n’a été saisi, un bandeau le signale en tête du planning : la capacité y suit alors une moyenne. L’administrateur y trouve le lien Saisir les jours chômés de l’année concernée ; un manager est invité à s’adresser à un administrateur.
Le planning d’un collaborateur
Un collaborateur ouvre Mon planning : ses missions en lignes, les semaines en colonnes. Les semaines passées montrent le temps qu’il a saisi, les suivantes le prévisionnel, ou le temps déjà saisi s’il le dépasse. Une mission dont le prévisionnel n’engage encore rien porte la mention « non engagé ».
Trois indicateurs l’accompagnent : Mes missions, Jours saisis sur les semaines passées et Jours prévus sur les semaines à venir. La ligne Ma charge donne, période par période, ses jours face à sa capacité.
Mon planning est en consultation seule : c’est le responsable de la mission qui pose les jours prévus. Sur une mission où il est affecté, le collaborateur voit aussi, dans l’onglet Prévisionnel de la mission, les jours planifiés de ses collègues, mais jamais leurs temps saisis, leurs absences ni les montants.
Questions fréquentes
| Question | Réponse |
|---|---|
| Pourquoi une ressource n’apparaît-elle pas dans la grille ? | Le planning ne montre que les comptes actifs. Pour un manager, seules les personnes affectées à ses missions apparaissent. Un filtre Client ou Mission retire aussi les ressources sans charge sur ce périmètre. |
| Pourquoi ne puis-je pas modifier une cellule ? | La modification se fait en vue Semaines, sur une période non passée, et seulement sur les missions que vous pouvez modifier. Le passé se mesure au temps saisi, il ne se planifie pas. |
| Pourquoi la semaine en cours affiche-t-elle plus que le prévu ? | Sur une période non terminée, la cellule retient le plus grand du prévu et du temps déjà saisi. |