Missions.

Aperçu

Une mission représente un engagement auprès d’un client : un projet, une prestation en régie, un support annuel. Elle porte le client, le responsable, les dates, le mode de facturation et l’enveloppe vendue. Tout le reste s’y rattache : phases, collaborateurs affectés, prévisionnel de charge, temps saisis, devis, bons de commande et factures.

Le menu Missions est visible par tous les rôles, mais chacun n’y voit pas les mêmes missions ni les mêmes actions.

Lire et filtrer la liste des missions

La liste s’ouvre sur les missions actives (Prospect, Confirmée, En cours), triées par date de fin : ce qui arrive à échéance en premier apparaît en premier. Les missions sans date de fin ferment la liste.

• La zone Rechercher par nom, code ou client... filtre la liste au fil de la frappe.
• Le filtre Statut propose Actives, Terminées et clôturées, chaque statut un par un, ou Toutes pour lever le filtre.
• Les filtres Client, Mode et Responsable ne proposent que les valeurs présentes dans les missions affichées.
• Le filtre Engagement (administrateurs et managers) distingue les missions Engagé, Provisoire, À régulariser et Prospect (voir les statuts et l’engagement).
• La colonne Client affiche le code du client ; son nom complet apparaît au survol.
• Le bouton Exporter CSV télécharge la liste affichée dans un fichier tableur.

Les administrateurs et les managers voient les colonnes de pilotage Prévu, Réel, Écart et Reste à faire. La colonne Prévu reprend les jours vendus saisis sur la mission ; l’écart avec le devis signé ou les bons de commande se lit dans le Résumé de la fiche.

Un collaborateur voit à la place deux colonnes qui le concernent : Mes jours saisis, le temps qu’il a lui-même déclaré sur la mission, et Phase en cours, la dernière phase sur laquelle il a saisi du temps ou, à défaut, celle qui couvre la date du jour.

Créer ou importer des missions

Les administrateurs et les managers créent les missions une par une. Les clients doivent exister au préalable (voir Administration).

1. Ouvrez le menu Missions, puis cliquez sur Nouvelle mission.
2. Renseignez le Nom, choisissez le Client et le Responsable. Vous êtes proposé comme responsable par défaut.
3. Vérifiez le Code : il est proposé d’après le code du client et le nom de la mission, et reste modifiable. Il doit être unique dans votre entreprise.
4. Choisissez le Statut et le Mode de facturation : Régie ou Forfait.
5. Indiquez la Date de début (aujourd’hui par défaut) et, si elle est connue, la Date de fin.
6. Renseignez si besoin le TJM de vente HT, les Jours vendus et le Prix vendu HT. Le prix vendu se calcule à partir des jours et du TJM tant que vous ne l’avez pas saisi vous-même.
7. Cliquez sur Créer.

Tous les montants de la mission sont hors taxes : la taxe s’applique au moment de la facturation. La date de fin ne peut pas précéder la date de début ; une mission peut tenir en un seul jour.

Le Responsable se choisit parmi les administrateurs et managers actifs de votre entreprise. C’est à lui que sont adressées les demandes de validation des temps de la mission. Désactiver un compte ne réaffecte pas ses missions : choisissez un nouveau responsable depuis Modifier.

L’administrateur peut aussi reprendre tout un portefeuille en une fois :

1. Dans la liste des missions, cliquez sur Importer.
2. Cliquez sur Télécharger le template et complétez le fichier : le client y est désigné par son code, le responsable par son adresse e-mail.
3. Choisissez le fichier dans Fichier CSV, puis cliquez sur Lancer l’import.

Comprendre les statuts et l’engagement

Le statut se change dans Modifier, champ Statut. Certains faits le font aussi avancer tout seul :

• un devis passé en Signé ou un bon de commande enregistré confirme la mission ;
• la première saisie de temps validée par un responsable la passe En cours ;
• une mission confirmée qui porte un bon de commande passe En cours à sa date de début.

Ces bascules ne font qu’avancer, ne ferment jamais une mission et restent modifiables à la main. Terminée et Clôturée ne sont jamais automatiques : l’application vous les propose par une notification, avec un lien qui ouvre la mission sur son formulaire de modification.

L’engagement, visible par les administrateurs et les managers, indique ce qui couvre la mission par écrit. Il conditionne la possibilité d’y affecter des collaborateurs.

Consulter la fiche d’une mission

Cliquez sur une mission de la liste pour ouvrir sa fiche. Les boutons Dupliquer, Modifier et Supprimer apparaissent en haut à droite pour qui peut la modifier. Les informations sont réparties en onglets.

Un administrateur peut changer cette répartition dans Paramètres, onglet Onglets de mission : un onglet décoché pour un rôle n’apparaît plus et ses données ne sont plus accessibles à ce rôle. Les onglets Devis, Bon de commande et Factures disparaissent aussi pour tous si la fonction correspondante est désactivée pour votre espace.

Dans le Résumé, le bloc Budget et charge affiche les jours et le prix vendus, ainsi que le champ Reste à faire (jours). Quand aucune valeur n’a été saisie, le champ propose le reste calculé sur l’enveloppe vendue : corrigez-le si besoin, puis cliquez sur Mettre à jour.

La description de la mission conserve ses retours à la ligne et ses paragraphes. Une ligne qui commence par un tiret ou un astérisque suivi d’une espace devient une puce, un texte entouré de deux astérisques de chaque côté passe en gras, et les liens vers une adresse en http ou https sont cliquables.

Dans l’onglet Réel, la période affichée est le mois en cours. Cliquez sur Filtres pour choisir une autre Période ou un Collaborateur ; Réinitialiser revient au mois en cours. Un collaborateur n’y voit que ses propres temps.

Découper une mission en phases et en jalons

Les phases découpent la charge de la mission en jours (conception, développement, recette...). Leur estimation sert de référence au prévisionnel et au Résumé ; les collaborateurs peuvent saisir leurs temps sur une phase.

1. Ouvrez l’onglet Phases de la mission, puis cliquez sur Nouvelle phase.
2. Renseignez le Nom, l’Estimation (jours) et, si besoin, la Description, les dates et l’Ordre d’affichage.
3. Cliquez sur Créer.

Le tableau des phases indique pour chacune l’estimation, les dates, le nombre d’affectations et le Temps passé, avec l’écart à l’estimation. Les icônes de chaque ligne permettent de modifier ou de supprimer la phase. Une phase doit rester dans les dates de la mission, et sa date de fin ne peut pas précéder sa date de début.

Au forfait, l’onglet Jalons découpe le prix vendu en échéances à facturer. Cliquez sur Nouveau jalon, renseignez le Nom, le Montant, la Date prévue et éventuellement la Description. Quand l’échéance est atteinte, marquez le jalon comme atteint avec l’icône de sa ligne : il passe de À venir à Atteint, puis à Facturé une fois repris sur une facture (voir Factures clients). Un jalon facturé ne se modifie plus.

Affecter des collaborateurs et planifier leur charge

Affecter une ressource à une mission permet de planifier ses jours et, pour un collaborateur, de saisir ses temps sur la mission. Tout se fait dans l’onglet Prévisionnel.

1. Ouvrez l’onglet Prévisionnel, puis cliquez sur Affecter une ressource.
2. Choisissez le Type de ressource : Utilisateur pour une personne nommée, Profil générique pour un besoin pas encore attribué.
3. Recherchez la ressource par quelques lettres de son nom ou de son adresse e-mail. À côté de chaque personne s’affiche sa charge la plus haute sur les 4 semaines à venir, toutes missions confondues.
4. Choisissez éventuellement une Phase.
5. Cliquez sur Affecter.

La grille Prévisionnel de charge présente une ligne par ressource et une colonne par semaine. Le Mode de saisie propose trois façons de poser les jours :

• Par semaine : saisissez les jours de chaque semaine, de 0 à 7 ;
• Par mois : saisissez un total par mois, réparti également sur ses semaines ;
• Global : saisissez un total pour toute la période affichée, réparti également sur toutes les semaines.

Le bouton Saisie rapide (ou l’icône baguette d’une ligne) remplit plusieurs semaines d’un coup : Sur une plage de semaines, À un rythme hebdomadaire (par exemple 2,5 jours par semaine jusqu’à épuisement d’un total), ou en recopiant le prévisionnel d’une autre ressource. Cliquez sur Appliquer la répartition, puis sur Enregistrer dans la grille : rien n’est enregistré avant.

Sous chaque semaine à venir, la charge totale de la personne, toutes missions confondues, s’affiche au fil de la saisie, avec les mêmes couleurs qu’au Planning. Elle informe sans rien bloquer. En haut de la grille, le Total affecté est comparé au chiffrage de la mission (estimation des phases, ou jours vendus à défaut) : une saisie qui dépasse ce chiffrage est refusée. Des jours posés hors des dates de la mission sont acceptés et signalés.

Sur chaque ligne, l’icône Valorisation ouvre la fenêtre Valorisation de l’affectation pour saisir un TJM de vente et un Coût journalier propres à cette affectation. Laissés vides, le TJM suit dans l’ordre la grille tarifaire du client, le TJM par défaut du profil, puis celui de la mission ; le coût suit celui du collaborateur, puis celui du profil.

Établir le devis et enregistrer les bons de commande

L’onglet Devis prépare la proposition remise au client. Cliquez sur Générer le devis : en régie, les lignes sont pré-remplies à partir des profils affectés ; au forfait, à partir du prix vendu. Tant que le devis est en Brouillon, ajoutez des lignes avec Ajouter une ligne (en régie : Depuis un profil ou Ligne libre), puis cliquez sur Enregistrer le devis.

• Document ouvre la version imprimable du devis.
• Envoyer un devis l’adresse au client par e-mail ; vous pouvez aussi joindre un PDF réalisé hors de l’application. L’envoi fait passer le devis en Envoyé.
• Marquer transmis passe un brouillon en Envoyé sans envoi.
• Signé par le client ou Refusé enregistre la réponse du client ; Rouvrir remet le devis en brouillon pour le corriger.

Un devis signé confirme la mission et propose Enregistrer le bon de commande, avec le montant du devis pré-rempli.

Une mission peut porter plusieurs bons de commande : un par avenant, tranche ou exercice. Ils s’expriment en jours-homme en régie, et en montant hors taxes au forfait.

1. Ouvrez l’onglet Bon de commande, puis cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez le Numéro et le Montant, puis si besoin le Libellé (par exemple « Avenant 1 »), la Date et la période de validité (Valide du, Valide jusqu’au).
3. Au forfait, indiquez les Jours-homme engagés si vous voulez que les jours des comptes rendus validés par le client se décomptent sur ce bon.
4. Joignez si besoin le bon signé dans Pièce jointe (optionnelle) : PDF, PNG ou JPEG.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Le tableau indique pour chaque bon l’Engagé, le Consommé, le Reste et l’État (Actif, Épuisé ou Clos), ainsi que le Total mission. Un bon presque consommé porte la mention « bientôt épuisé ». Cliquez sur le numéro d’un bon pour le modifier.

La suppression d’un bon de commande demande une confirmation, à l’administrateur comme au Manager de la mission. La fenêtre Supprimer ce bon de commande ? indique : « Le bon de commande » suivi du numéro et du montant, « sera supprimé. Cette action est définitive. » Elle précise aussi, si le bon porte une pièce jointe, que celle-ci sera supprimée avec lui, et que les jours vendus de la mission seront recalculés d’après les bons de commande restants. Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler.

Clôturer, dupliquer ou supprimer une mission

Pour clôturer une mission, cliquez sur Modifier, choisissez le statut Clôturée, puis cliquez sur Enregistrer. La mission sort des missions actives de la liste et reste consultable avec le filtre Terminées et clôturées.

Pour reconduire une mission récurrente, cliquez sur Dupliquer dans sa fiche. Vérifiez le Nom, le Code et la Date de début proposés, choisissez ce qui est repris (Les phases, Les affectations et leur valorisation, Le prévisionnel), puis cliquez sur Dupliquer. La copie repart au statut Prospect ; les temps saisis, devis, bons de commande, factures et comptes rendus ne sont jamais repris.

La suppression, par Supprimer, est réservée aux missions créées par erreur : elle efface la mission avec ses phases, ses affectations et leur prévisionnel.