Aperçu
La feuille de temps sert à déclarer votre réel : le temps que vous avez effectivement passé sur chaque mission. Le prévu, lui, est posé par votre responsable dans le planning ; vous le consultez, vous ne le modifiez pas.
Ouvrez le menu Mes temps : la page Saisie des temps affiche une semaine, du lundi au vendredi, sous forme de grille. Chaque ligne correspond à une mission (et éventuellement une phase), chaque colonne à un jour.
- Le temps se saisit en jours, de 0 à 1 jour par cellule, par pas de 0,1 jour (0,5 pour une demi-journée).
- Le réel se saisit jusqu’à aujourd’hui : les jours à venir sont grisés.
- Une journée ne porte pas plus de 1 jour, missions et absences confondues, sauf si votre entreprise autorise le dépassement journalier.
- Une fois la semaine saisie, vous la soumettez : le responsable de chaque mission la valide ou la rejette. Voir Validations.
Les temps validés alimentent ensuite le compte rendu d’activité (CRA) remis au client et la facturation. Voir Comptes rendus d’activité.
Saisir du temps sur une mission
- Cliquez sur Ajouter une ligne sous la grille.
- Dans Mission, choisissez la mission. La liste est classée en Prévu cette semaine, Missions récentes et Autres missions, avec un champ Rechercher... ; les missions épuisées ou terminées sont repliées sous Afficher les missions épuisées ou terminées.
- Choisissez si besoin une Phase (optionnel). Sans phase, laissez Aucune phase.
- Dans Temps par jour, cliquez sur une cellule pour passer de « – » à ½ puis à 1. Pour une valeur précise (0,3 par exemple), double-cliquez sur la cellule ou appuyez sur F2, puis tapez la valeur.
- Renseignez l’Activité (visible par le client) : c’est le seul texte repris dans la colonne « Activité » du CRA transmis au client.
- Ajoutez si besoin une Note interne (optionnel), réservée aux rapports et exports, jamais transmise au client.
- Cliquez sur Enregistrer. Un message confirme le volume enregistré, et la ligne apparaît dans la grille.
Le bouton Dupliquer recopie la valeur du lundi sur tous les jours ouverts de la ligne : pratique pour une semaine pleine sur une même mission.
Pour reprendre une ligne déjà enregistrée, cliquez sur l’icône crayon (Modifier cette ligne) en bout de ligne. Modifiez les jours, puis cliquez sur Enregistrer, ou sur Supprimer pour retirer la ligne. Remettre un jour à zéro retire ce jour.
Une cellule grisée n’accepte pas de saisie. Survolez-la pour en connaître la raison : jour à venir, absence déclarée ce jour, ou jour déjà validé ou en attente de validation.
Si la mission dépasse ses jours vendus, une alerte Dépassement de l’enveloppe vendue s’affiche sous la ligne. Elle ne bloque pas la saisie : le temps travaillé se déclare, et le dépassement s’arbitre avec le responsable de la mission.
Pré-remplir la semaine
Une semaine s’ouvre sans ligne. Deux boutons vous évitent de choisir vos missions une à une :
- Pré-remplir depuis le prévu, sur la carte Prévu de la semaine : ajoute une ligne par mission et phase prévues pour vous.
- Reprendre la semaine précédente, à côté de Ajouter une ligne : ajoute les missions saisies la semaine précédente qui manquent encore.
Les lignes ajoutées le sont à zéro jour : seules les missions sont reprises, jamais les jours. Saisissez vos temps, puis enregistrez chaque ligne. Une ligne laissée vide n’est pas enregistrée.
Déclarer une absence depuis la grille
Sous la grille, la carte Congés et absences permet de déclarer une absence sur les jours de la semaine. Une absence compte dans votre semaine et n’est jamais facturée.
- Choisissez le Type d’absence.
- Saisissez la durée sous chaque jour concerné : 0,5 pour une demi-journée, 1 pour une journée.
- Cliquez sur Enregistrer les absences.
Les types proposés dépendent du module Absences de votre entreprise :
| Situation | Ce que propose la carte |
|---|---|
| Module Absences actif | Les absences qui se déclarent (arrêt maladie, formation, types propres à votre entreprise). Les congés payés, RTT et congés sans solde se demandent par Demander un congé et attendent une approbation. Votre solde de congés de l’année est affiché. |
| Module Absences non inclus | Tous les types d’absence, saisis directement sur la carte. |
Un jour entièrement absent est fermé à la saisie de temps sur les missions. Le Résumé de la semaine déduit vos absences de votre capacité et affiche la Capacité nette qui reste à saisir.
Pour le circuit complet des congés (demande, approbation, solde), voir Congés et absences.
Soumettre la semaine pour validation
Le bouton Soumettre la semaine se trouve dans la barre fixée en bas de l’écran, à côté du Total de la semaine. Lorsqu’il est grisé, la raison est écrite juste à côté : par exemple, aucune mission saisie, ou des lignes encore en cours de saisie.
- Enregistrez toutes vos lignes.
- Vérifiez le Résumé de la semaine : total saisi, capacité, prévu et écart.
- Cliquez sur Soumettre la semaine.
- Relisez la confirmation, qui rappelle le nombre de jours transmis, puis cliquez sur Soumettre la semaine.
La semaine passe au statut Soumise. Chaque ligne part au Responsable de sa mission, qui la valide ou la rejette depuis l’écran Validations.
Si une mission dépasse son enveloppe vendue, la confirmation la nomme et le bouton devient Soumettre malgré le dépassement. La soumission reste possible.
Lorsque vous êtes vous-même responsable de la mission, vos temps sur cette mission sont validés dès la soumission, sans demande, si votre entreprise a activé ce réglage (activé par défaut).
Comprendre les statuts
Le badge en haut de la page donne le statut de la semaine. Une semaine se juge ligne à ligne : chaque ligne porte son propre statut, affiché à côté de la mission une fois la semaine transmise.
| Statut | Signification | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Brouillon | Saisie en cours, rien n’est transmis. | Saisir, modifier, soumettre. |
| Soumise | Les lignes attendent la décision du responsable. | Annuler la soumission. |
| Partiellement validée | Une partie des lignes est validée, les autres sont en attente, rejetées ou en brouillon. | Ajouter et soumettre de nouvelles lignes ; retirer les lignes en attente. |
| Validée | Toutes les lignes sont validées. | Demander une correction au responsable. |
| Rejetée | Le responsable a rejeté des lignes. | Corriger, puis soumettre de nouveau. |
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Ligne modifiable, pas encore transmise. |
| En attente | Ligne soumise, en attente de la décision du responsable. |
| Validée | Ligne acceptée : elle compte pour le CRA et la facturation. |
| Rejetée | Ligne renvoyée par le responsable : elle redevient modifiable. |
Une ligne peut mêler des jours de statuts différents. Lorsque vous la reprenez, ses jours validés ou en attente sont figés : ils restent affichés en lecture seule, avec leur motif (« journée validée », « journée en attente de validation »...), et ne sont ni modifiés ni retirés.
Corriger une semaine
Le chemin de correction dépend du statut des lignes.
| Situation | Marche à suivre |
|---|---|
| Semaine soumise, rien n’est encore validé | Cliquez sur Annuler la soumission dans la barre du bas, puis confirmez. La semaine redevient modifiable et la demande envoyée au responsable est retirée. |
| Semaine partiellement validée | Cliquez sur Retirer les lignes en attente : seules les lignes en attente redeviennent modifiables, les lignes validées restent en place. |
| Lignes rejetées | Corrigez les lignes marquées Rejetée avec le crayon, enregistrez, puis cliquez de nouveau sur Soumettre la semaine. |
| Ligne validée par le responsable | Demandez au responsable de la mission d’annuler sa validation. La ligne revient alors au brouillon, marquée rejetée. |
| Ligne saisie en votre nom par un administrateur | Adressez-vous à un administrateur de votre entreprise. |
Après un rejet, vous recevez une notification et un e-mail qui indiquent le motif donné par le responsable. Ce motif ne s’affiche pas dans la grille : gardez la notification sous les yeux pendant la correction.
Lorsque des lignes sont déjà validées, vous pouvez toujours ajouter de nouvelles lignes et compléter vos brouillons : Soumettre la semaine n’envoie alors que les brouillons, et la confirmation ne compte qu’eux.
Saisir les temps d’un collaborateur (administrateur)
Un Administrateur peut saisir les temps d’un collaborateur de son entreprise : semaine oubliée, consultant absent en fin de mois, régularisation après un départ. Ni le Manager ni le Collaborateur ne disposent de cette fonction.
- Ouvrez Mes temps.
- Dans Saisir les temps de, choisissez le collaborateur. Les comptes désactivés figurent dans la liste avec la mention « compte désactivé ».
- Un bandeau Vous saisissez les temps de rappelle pour qui vous saisissez.
- Ajoutez ou modifiez une ligne, puis cliquez sur Enregistrer.
- Relisez la confirmation et cliquez sur Enregistrer et valider.
- Les règles restent celles du collaborateur : seules ses missions sont proposées, son plafond journalier s’applique, et les jours à venir sont fermés.
- Une journée couverte par une facture émise, ou un mois dont le CRA du collaborateur est transmis, n’accepte plus de saisie.
- Le collaborateur reçoit une notification Temps saisis en votre nom. Sur sa grille, la ligne porte la mention de votre nom.
- Ses absences s’affichent en lecture seule : elles se posent depuis le menu Congés et absences, lorsque le module Absences est inclus.
- Il n’y a pas de soumission : la barre du bas indique Validation immédiate à l’enregistrement de chaque ligne.
Pour revenir à votre propre grille, cliquez sur Revenir à ma saisie dans le bandeau, ou choisissez Moi-même dans Saisir les temps de.