CRA.

Aperçu

Le CRA (compte rendu d’activité) récapitule, pour un consultant, une mission et un mois, les journées passées chez le client. En régie, c’est la pièce contractuelle qui justifie la facture : le client le valide, puis la facture reprend les jours qu’il a reconnus.

Ouvrez le menu CRA pour afficher la page Comptes rendus d’activité. Elle comporte deux blocs : Générer un CRA, pour produire les comptes rendus, et Comptes rendus, la liste des CRA déjà générés.

• Le Collaborateur génère son propre CRA à partir de ses temps validés, le relit et le signale prêt.
• Le Manager gère les CRA des collaborateurs affectés à ses missions : il les génère, les transmet au client, les relance et les rouvre.
• L’Administrateur fait de même pour toute l’entreprise et règle le fonctionnement des CRA dans les paramètres.

Générer un CRA

Un CRA reprend les temps validés du mois. La génération produit toujours un CRA par mission : un consultant qui a travaillé sur deux missions dans le mois obtient deux comptes rendus, chacun destiné à un seul client.

1. Ouvrez le menu CRA.
2. Dans le bloc Générer un CRA, choisissez le Consultant (ce champ n’est proposé qu’aux managers et administrateurs ; un collaborateur génère toujours son propre CRA).
3. Choisissez le Mois et l’Année. Le mois précédent est proposé par défaut.
4. Cliquez sur Générer. Un message indique le nombre de CRA produits et le total de jours, mission par mission.

Les managers et administrateurs disposent aussi de Générer les CRA du mois : un brouillon est produit d’un coup pour chaque consultant et chaque mission ayant des temps validés sur le mois choisi. Le récapitulatif indique combien de CRA ont été créés, mis à jour et ignorés.

La case Inclure les temps non validés, proposée à ceux qui peuvent transmettre le CRA au client, ajoute au compte rendu les temps encore en brouillon ou soumis.

Par défaut, DLVR génère aussi automatiquement les CRA brouillons le 1er de chaque mois, pour le mois écoulé, et prévient les administrateurs. Les CRA restent à relire et à transmettre : rien ne part au client sans action de votre part.

Consulter les comptes rendus

Le bloc Comptes rendus liste les CRA d’une année, choisie avec Année affichée. Chaque ligne indique la Référence, le Consultant, la Période, le Client, le nombre de Jours et le Statut. Un CRA refusé affiche sous son statut le commentaire laissé par le client.

Un collaborateur ne voit que ses propres CRA, un manager ceux des collaborateurs affectés à ses missions, un administrateur ceux de toute l’entreprise.

1. Sur la ligne du CRA, cliquez sur l’icône de téléchargement : le document s’ouvre dans un nouvel onglet.
2. Cliquez sur Imprimer / Enregistrer en PDF, puis choisissez l’imprimante ou l’enregistrement en PDF dans la fenêtre d’impression de votre navigateur.

Le document nomme le ou les bons de commande de la mission sur lesquels les jours sont décomptés.

Signaler un CRA prêt (collaborateur)

Par défaut, un collaborateur ne transmet pas lui-même son CRA au client : c’est un acte de l’entreprise, comme l’émission d’une facture. Il prépare le document et prévient son responsable.

1. Générez votre CRA, puis ouvrez le document pour le relire.
2. Sur la ligne du CRA en Brouillon, cliquez sur Signaler prêt.
3. Les responsables des missions sur lesquelles vous avez saisi du temps ce mois-là sont avertis (à défaut, les administrateurs). Le bouton est ensuite grisé.

Le CRA reste un brouillon : vous pouvez encore le régénérer. Une régénération efface le signalement, qu’il faut alors refaire.

Transmettre un CRA au client pour validation

Transmettre un CRA envoie au client un lien de validation personnel. Le client consulte le compte rendu en ligne et le valide ou le refuse, sans compte DLVR.

1. Sur la ligne d’un CRA en Brouillon, cliquez sur Transmettre.
2. Dans la fenêtre Transmettre le CRA au client, cochez les destinataires parmi les contacts Valideur CRA du client. Les destinataires du dernier envoi sont pré-cochés.
3. Si le valideur n’est pas encore au carnet du client, cliquez sur Ajouter un contact, saisissez son Nom et son E-mail : il est créé, coché et conservé pour les mois suivants.
4. Renseignez si besoin Interlocuteur client et Email (champs facultatifs).
5. Cliquez sur Transmettre. La fenêtre Compte rendu transmis indique à qui le lien est parti et affiche le lien lui-même.

Si le client n’a encore aucun contact au carnet, ou si le carnet ne se charge pas, la liste affiche « Le carnet de contacts n’a pas pu être chargé. » avec le bouton Réessayer.

Si aucune adresse n’a été choisie, ou si le message n’a pas pu partir, le CRA est tout de même transmis : cliquez sur Copier le lien et faites-le parvenir vous-même au client. Une adresse saisie hors carnet peut être conservée avec Enregistrer comme contact.

Pour transmettre plusieurs CRA d’un coup, cochez-les dans la liste (seuls les brouillons transmissibles peuvent l’être), cliquez sur Transmettre aux clients, relisez la sélection puis confirmez avec Transmettre. Chaque lien part aux destinataires du dernier envoi à son client, à défaut aux contacts Valideur CRA. Un récapitulatif indique, CRA par CRA, ce qui est parti et ce qui ne l’est pas, avec la raison.

Validation par le client et relances

En ouvrant le lien, le client voit la page Compte rendu d’activité : le récapitulatif (consultant, client, mission, total), le ou les bons de commande cités avec le reste en jours, puis le Détail des journées. Dans Votre décision, il indique Votre nom, puis clique sur Valider le compte rendu ou sur Refuser. Le Commentaire est obligatoire en cas de refus.

Quand le client valide, le CRA passe au statut Validé client. Ses jours sont alors décomptés sur les bons de commande de la mission, du plus ancien au plus récent ; si la facturation client est active, un brouillon de facture est préparé pour la mission et le mois, et le responsable de la mission en est averti (voir Factures clients). Un dépassement des bons de commande n’empêche jamais le client de valider : le responsable de la mission reçoit une notification.

Quand le client refuse, le CRA passe au statut Refusé et son commentaire s’affiche dans la liste. Cliquez sur Rouvrir pour le remettre en brouillon, corrigez les temps, régénérez-le, puis transmettez-le de nouveau.

Un CRA transmis et resté sans réponse est relancé automatiquement, aux mêmes destinataires et avec le même lien, après le délai réglé par l’administrateur (7 jours par défaut), puis une seconde fois au même intervalle. Il n’y a jamais de troisième relance automatique.

Le lien a une durée de validité limitée, indiquée dans l’e-mail. Passé ce délai sans décision, le CRA passe au statut Lien expiré. Cliquez sur Relancer : un nouveau lien est envoyé, avec la même référence.

Envoyer le CRA validé

Une fois le CRA validé, vous pouvez en adresser le document définitif aux personnes concernées chez le client, par exemple la comptabilité ou le chef de projet. Ce geste revient à l’encadrement (manager ou administrateur) : le bouton Envoyer au client n’apparaît pas pour un collaborateur, sauf si l’administrateur a activé Les collaborateurs peuvent transmettre leur CRA au client.

1. Sur la ligne d’un CRA Validé client, cliquez sur Envoyer au client.
2. Dans la fenêtre Envoyer le CRA validé, cochez les contacts Destinataire CRA du client, ou ajoutez-en un avec Ajouter un contact.
3. Pour un envoi ponctuel, saisissez l’adresse dans Autre adresse (ponctuelle).
4. Cliquez sur Envoyer. Le document validé part en pièce jointe ; le message cite les bons de commande imputés.

Après l’envoi, DLVR propose d’enregistrer au carnet du client les adresses qui n’y figuraient pas (Enregistrer comme contact), pour ne pas les ressaisir le mois suivant.

Statuts et droits

Le manager agit sur les CRA des collaborateurs affectés aux missions dont il est responsable ; l’administrateur sur tous les CRA de l’entreprise.

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je plus modifier mes temps du mois ? Dès que le CRA du mois est transmis au client (statuts Transmis, Validé client ou Lien expiré), la période est close et les temps ne se modifient plus. Demandez à votre responsable de rouvrir le CRA, s’il n’est pas encore validé. Une facture émise sur la période produit le même effet (voir Factures clients).

Le client dit ne pas avoir reçu le lien. Vérifiez l’adresse du contact dans le carnet du client. Pour un CRA Transmis, cliquez sur Rouvrir, puis transmettez-le de nouveau : un nouveau lien part et les relances repartent de zéro.

Le client a validé, mais aucune facture n’apparaît. Le brouillon de facture n’est préparé que pour une mission en régie, si la facturation client est active, et pour un CRA rattaché à une mission. Un CRA combiné doit d’abord être régénéré par mission. Vous pouvez aussi utiliser Facturer le mois depuis le menu Factures clients.