Administration.

Aperçu

La rubrique Administration du menu latéral regroupe les réglages de votre espace et la gestion de ses référentiels : Démarrage (tant que la configuration n’est pas terminée), Paramètres, Utilisateurs, Clients, Profils, Audit et RGPD.

Elle est réservée au rôle Administrateur. Un Manager ou un Collaborateur ne voit pas cette rubrique, et l’ouverture directe d’une de ses pages lui est refusée.

Configurer votre espace avec l’assistant de démarrage

Un nouvel espace démarre vide. Plusieurs réglages conditionnent pourtant la justesse des rapports et la qualité des documents remis à vos clients. L’Assistant de démarrage les liste, avec pour chacun la conséquence concrète de son absence.

Tant que la configuration est incomplète, l’entrée Démarrage figure dans la rubrique Administration, et la Vue d’ensemble d’un administrateur affiche un rappel avec les boutons Afficher, Ouvrir l’assistant et Masquer 7 jours.

1. Cliquez sur Démarrage dans le menu latéral, ou sur Ouvrir l’assistant depuis la Vue d’ensemble.
2. La carte Configuration de votre espace indique la Complétude (nombre d’éléments traités et pourcentage).
3. Pour chaque élément à traiter, cliquez sur Renseigner : vous arrivez directement sur l’écran, et souvent sur le champ, à compléter.
4. Revenez à l’assistant quand vous le souhaitez : votre avancement correspond à l’état réel de vos réglages, rien n’est perdu en quittant la page (Quitter l’assistant).

Régler les paramètres de votre entreprise

Ouvrez Paramètres dans la rubrique Administration. Les réglages sont répartis en onglets ; chaque onglet a son propre bouton d’enregistrement et n’enregistre que ses champs.

Onglet Général. Les principaux réglages, enregistrés par Enregistrer les modifications :

• Capacités par défaut : Capacité hebdomadaire (jours), proposée à la création d’un compte et référence d’un plein temps, et Jours ouvrés par mois, moyenne utilisée pour une année sans jour chômé saisi.
• Seuils d’alerte : Seuil de sous-charge (%) et Seuil de surcharge (%), utilisés par les alertes de charge et par les rapports (voir Rapports).
• Alertes de mission : Seuil d’écart d’avancement (%) et Paliers d’alerte de budget (%).
• Horizons de planification : Horizon d’alerte (semaines) et Horizon de planification (mois), affiché à l’ouverture du Planning.
• Validation des temps : Prévenir le responsable de mission des semaines à valider et Valider automatiquement les temps du responsable de mission (voir Validations).
• Saisie des temps : Autoriser le dépassement journalier, puis Plafond d’une journée de mission (jours), pour qu’une journée porte plus de 1 jour de mission (astreinte, hotline).
• Confidentialité commerciale : Montrer les montants commerciaux aux collaborateurs (désactivé par défaut : un Collaborateur ne voit alors ni les jours vendus, ni le prix vendu, ni le TJM d’une mission) et Les collaborateurs peuvent transmettre leur CRA au client.
• Comptes rendus d’activité : Générer les comptes rendus le 1er du mois, délai de relance et nombre d’échecs d’envoi tolérés (voir CRA).
• Relances d’impayés : Relancer automatiquement les factures échues et Paliers de relance (jours après l’échéance), envoyés aux contacts « Facturation » du client (voir Factures clients).
• Année fiscale : Mois de début de l’année fiscale (1 pour janvier, 12 pour décembre).

Onglet Entreprise. Ces informations sont reprises sur vos devis, comptes rendus d’activité et factures :

• Informations entreprise : Logo de la société, Raison sociale (le nom légal, porté par les documents), Nom d’usage (facultatif, affiché dans l’interface), identifiant légal (par défaut N° RIDET), N° de TVA / identifiant fiscal, Pays, Adresse, Code postal, Ville, Email de facturation, Téléphone.
• Facturation : Libellé de la taxe, taux de la taxe en pourcentage, Libellé d’identifiant légal, Délai de règlement (jours) proposé à la création d’une facture, Mentions de bas de facture (coordonnées bancaires, pénalités de retard).
• Préférences régionales : Devise, Fuseau horaire et Langue, en lecture seule. Elles sont fixées à la création de votre espace ; leur changement passe par l’éditeur.

Onglet Numérotation. Chaque série (factures client, devis, comptes rendus d’activité) a son Motif, sa Remise à zéro du compteur (Chaque année, Chaque mois ou Jamais (série continue)) et son Prochain numéro, qui permet de reprendre une série déjà entamée hors de DLVR. Le motif combine du texte libre et des jetons : {AAAA} (année sur 4 chiffres), {AA} (année sur 2 chiffres), {MM} (mois), {NN} (compteur). Par exemple, {AA}.{MM}.{NN} avec une remise à zéro mensuelle donne 26.09.01.

Tenir le calendrier des jours chômés

Les jours chômés (fériés, ponts, fermetures de l’entreprise) sortent de la capacité du Planning et du calcul du TACE. Ils se saisissent une fois pour toute l’entreprise, au lieu d’une absence par collaborateur.

1. Ouvrez Paramètres, puis cliquez sur Jours chômés en haut de la page.
2. Choisissez l’année avec les flèches de part et d’autre de l’année affichée.
3. Saisissez la Date et le Libellé (par exemple « Fête de la citoyenneté »), puis cliquez sur Ajouter.
4. Pour l’année suivante, cliquez sur Dupliquer vers suivi de l’année, puis corrigez les fériés mobiles (lundi de Pâques, Ascension, lundi de Pentecôte), dont la date change chaque année. Sur une année vide, le bouton Reprendre les jours chômés de l’année précédente fait de même.

• DLVR ne calcule aucune date : chaque jour chômé se saisit à la main. Un jour chômé est entier ; une demi-journée se pose en absence.
• Une année sans aucun jour chômé saisi garde la moyenne Jours ouvrés par mois de l’onglet Général. Dès qu’elle en porte un, ses mois se comptent sur leurs jours ouvrés réels.
• Chaque jour a une Date d’effet, posée au jour de la saisie : il ne s’applique qu’aux périodes qui commencent à partir de cette date, pour que les chiffres déjà publiés ne bougent pas. L’icône crayon de la colonne permet de la modifier.

Gérer les utilisateurs

La page Utilisateurs liste les comptes de votre entreprise, avec leur Rôle, leur Accès, leur Profil, leur Capacité et leur Coût/jour. Vous pouvez rechercher un utilisateur, filtrer par rôle ou par accès, et exporter la liste.

1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.
2. Renseignez le Nom complet, l’Email et le Rôle. Le périmètre du rôle choisi s’affiche sous la liste.
3. Choisissez éventuellement un Profil métier, ajustez la Capacité hebdomadaire (jours) et saisissez le Coût journalier (optionnel), qui sert au calcul de la marge dans le rapport « Rentabilité ».
4. Dans Accès du collaborateur, choisissez Inviter par e-mail (la personne reçoit un lien d’activation et choisit son mot de passe) ou Définir un mot de passe moi-même (elle devra le changer à sa première connexion).
5. Cliquez sur Créer.

Le menu … au bout de chaque ligne propose les actions suivantes :

• Modifier : nom, e-mail, rôle, profil, capacité et coût journalier.
• Renvoyer l’invitation (compte jamais activé) : un nouveau lien est envoyé et le précédent cesse de fonctionner. Si l’e-mail n’a pas pu partir, un avertissement en donne la cause.
• Réinitialiser le mot de passe : saisissez le Nouveau mot de passe et confirmez-le.
• Désactiver ou Réactiver : pour un départ ou une fin de contrat. Un compte désactivé ne se connecte plus et disparaît du planning, des sélecteurs d’affectation et de la génération des CRA ; ses saisies, comptes rendus et factures sont conservés et il ne compte plus dans la limite d’utilisateurs de votre formule. La décision est réversible.
• Supprimer : proposé seulement pour un compte qui ne porte ni affectation ni saisie de temps (invitation jamais acceptée, erreur de création). Le compte est fermé, pas effacé : il est désactivé et retiré des listes, son historique est conservé et son adresse e-mail redevient disponible.

Pour gagner du temps, cliquez directement dans une cellule Profil, Capacité ou Coût/jour pour la modifier. Pour plusieurs comptes à la fois, cochez les lignes puis utilisez Définir le profil… ou Définir le coût… (même montant pour tous, ou coût standard du profil).

Gérer les clients et leurs contacts

La page Clients liste vos clients avec leur Code, leur Statut (Actif ou Inactif) et leur nombre de Missions. Un client doit exister avant de pouvoir lui rattacher une mission (voir Missions).

1. Cliquez sur Nouveau client.
2. Saisissez le Nom du client et, si vous le souhaitez, un Code (optionnel) (le code sert notamment aux imports de missions et de tarifs).
3. Si le client sera facturé, laissez activé Ce client sera facturé et renseignez ses coordonnées : identifiant légal, N° TVA / fiscal, Adresse, Code postal, Ville, Pays, Contact, Email, Téléphone et Délai de règlement (jours). Pour un prospect, désactivez-le : les coordonnées se compléteront plus tard.
4. Ajoutez éventuellement des Contacts (facultatif) : nom, e-mail et rôles, puis Ajouter le contact.
5. Cliquez sur Créer.

Le menu … de chaque client donne accès à Contacts, Envoyer un devis (si les devis sont ouverts pour votre espace), Historique des envois (qui a reçu quoi, quand, et si le message est bien parti), Modifier et Supprimer.

Carnet de contacts. Cliquez sur Contacts, puis sur Ajouter un contact. Renseignez Nom, Email, Téléphone et Fonction, cochez un ou plusieurs rôles, et cochez principal pour le contact proposé par défaut pour ce rôle. Décochez Contact actif pour un contact qui ne doit plus être proposé.

La suppression d’un contact demande une confirmation. La fenêtre Supprimer ce contact ? indique : « Nom sera retiré du carnet de » suivi du client, puis les rôles du contact et « Il ne sera plus proposé comme destinataire des envois correspondants. » Pour un contact sans rôle, elle précise « Ce contact ne porte aucun rôle. » Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler.

Définir les profils métier et la grille tarifaire

Un profil métier (par exemple « Junior », « Sénior », « Associé ») porte un coût et un TJM (taux journalier moyen) par défaut. Il valorise les affectations sur un besoin non encore staffé et sert de référence quand une affectation n’a pas son propre tarif.

1. Ouvrez Profils, puis cliquez sur Nouveau profil.
2. Saisissez le Nom du profil et, si besoin, une Description (optionnel).
3. Renseignez le Coût journalier standard et le TJM de vente standard.
4. Cliquez sur Créer. Le profil est ensuite proposé dans la fiche des utilisateurs et dans les affectations.

Grille tarifaire. Elle enregistre les TJM de vente négociés avec chaque client, profil par profil. Ouvrez Clients, puis cliquez sur Grille tarifaire : chaque ligne est un client actif, chaque colonne un profil, avec son TJM par défaut en rappel.

1. Cliquez dans la case du client et du profil voulus.
2. Saisissez le TJM négocié, puis appuyez sur Entrée (Échap pour annuler).
3. Pour retirer un tarif, saisissez 0 : le TJM par défaut du profil s’applique de nouveau.

Le TJM appliqué à une affectation suit cet ordre : le tarif saisi sur l’affectation, puis cette grille, puis le TJM par défaut du profil, puis celui de la mission, puis le prix vendu divisé par les jours vendus. Une case vide n’est donc pas un tarif nul : elle laisse la place à la suite de cet ordre.

Importer des données par fichier CSV

Pour reprendre des données existantes sans les ressaisir, DLVR propose des imports par fichier CSV. Tous fonctionnent de la même façon et sont réservés à l’administrateur.

1. Cliquez sur Importer depuis la page concernée.
2. Lisez l’encadré Ce que le fichier attend, puis cliquez sur Télécharger le template pour obtenir le modèle et ses exemples. Gardez les en-têtes de colonnes tels quels.
3. Complétez le fichier (50 lignes au maximum par fichier ; découpez au-delà).
4. Dans Fichier CSV, sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur Lancer l’import.
5. Le message Import réussi indique le nombre de lignes importées. Cliquez sur Retour pour revenir à la liste.

Si le bouton Importer n’apparaît pas sur les pages Utilisateurs, Clients, Grille tarifaire ou Missions, les imports de données ne sont pas ouverts pour votre espace.

Consulter l’audit et traiter les demandes RGPD

Journal d’audit. La page Audit (titre Audit et Conformité) trace les actions sensibles réalisées dans votre espace : créations, modifications, suppressions, exports, etc.

• Onglet Logs d’audit : filtrez par Utilisateur, Action, Type d’entité, Date de début et Date de fin, puis cliquez sur Appliquer les filtres (Réinitialiser pour tout effacer). Les événements s’affichent du plus récent au plus ancien ; Afficher plus charge la suite. Une action automatique apparaît au nom de Système.
• L’icône en forme d’œil, au bout d’une ligne, ouvre les Détails de l’événement, dont l’adresse IP d’origine.
• Onglet Statistiques : volume d’événements sur 30 jours, Actions les plus fréquentes, Entités les plus modifiées et Activité des 7 derniers jours.

RGPD. La page RGPD permet de répondre aux droits d’accès, de portabilité et d’effacement des personnes dont votre espace détient les données.

1. Onglet Export de données : choisissez l’Utilisateur, puis cliquez sur Exporter.
2. Une fenêtre récapitule les données trouvées (temps, absences, affectations, journal d’audit) et en donne un aperçu.
3. Cliquez sur Télécharger JSON ou Télécharger CSV et remettez le fichier à la personne.

1. Onglet Suppression de données, carte Suppression manuelle de données : choisissez l’Utilisateur.
2. Dans Options d’anonymisation, cochez Conserver les timesheets (anonymisés) et Conserver les affectations (anonymisées) pour garder l’historique des projets et du planning (recommandé).
3. Cliquez sur Anonymiser, puis tapez SUPPRIMER dans la fenêtre de confirmation et cliquez sur Anonymiser définitivement. Un export de sauvegarde est téléchargé automatiquement avant l’opération.

Demandes de suppression déposées par les utilisateurs. Chaque utilisateur peut demander la suppression de ses données depuis Mon profil (voir Votre profil et vos préférences). Les administrateurs actifs de l’entreprise reçoivent alors la notification Demande de suppression de données, qui mène à la page RGPD. Le message est : « Nom demande la suppression de ses données personnelles. Traitez la demande depuis la page RGPD : le RGPD impose une réponse dans un délai d’un mois. » Le demandeur n’est pas prévenu s’il est lui-même administrateur.

1. Dans l’onglet Suppression de données, repérez la carte Demandes en attente de traitement.
2. Pour accepter, cliquez sur Approuver : les données de l’utilisateur sont anonymisées, son compte est fermé et la demande sort de la liste.
3. Pour refuser, cliquez sur Rejeter : la fenêtre Rejeter la demande de suppression s’ouvre. Renseignez le Motif du refus (obligatoire), puis cliquez sur Rejeter la demande. Le message « Demande rejetée, son auteur en est prévenu » s’affiche.

Le demandeur reçoit la notification Demande de suppression rejetée : « Votre demande de suppression de vos données personnelles a été rejetée par un administrateur. Motif : » suivi de votre motif. Le journal d’audit enregistre l’action « Rejet demande suppression ».